Ordnung im Büro & Betrieb

Volle Auftragsbücher und die meiste Zeit beim Kunden. So oft gehen dadurch in Kleinbetrieben die kaufmännischen Dinge oder der Überblick von Werkzeugen (und Garantien) verloren. Fristen werden nicht eingehalten, der Steuerberater wird teuer, weil Dokumente erst sortiert werden müssen oder fehlen. Neues Werkzeug muss angeschafft werden.

Alles was du gerade im Background nicht schaffst oder die Zeit fehlt, mache ich. Ich schaue mir  zuerst in Ruhe den Betrieb an,  lerne deine Arbeitsabläufe und Denkweise kennen und helfe eine Ordnung zu etablieren, die plausibel, schnell, einfach zu verstehen und leicht einhaltbar ist.

Ich kann später auch gerne weiterhin helfen neue Mitarbeiter einzuweisen, für diese Leitfäden zu erstellen oder regelmäßig vorbeizukommen um die neu gewonnene Struktur beizubehalten.

Ein unstrukturiertes Umfeld, sorgt für Unruhe, kostet Zeit, Nerven und Geld (Lohnkosten). Als Personalsachbearbeiterin kenne ich die Probleme in Büros, wenn Mitarbeiter Dokumente abspeichern, abheften oder nur in die Schublade ablegen und dadurch Unterlagen verschwinden oder lange gesucht werden müssen. Dramatisch wird es besonders, wenn ein Mitarbeiter erkrankt oder den Betrieb verlässt und man nichts mehr wieder findet.

Digitalisierung kommt auch nur den Betrieben zu gute, die Dateien auffindbar und nachvollziehbar ablegen bzw. abspeichern.

Als gelernte Versicherungsfachfrau ist es für mich leichter, in der Dokumentenablage die wichtigen von den unwichtigen Dingen zu unterscheiden. Auch in der Ordnerablage kann man sich von unnötigem Ballast lösen, der nicht unbedingt aufbewahrt werden muss.

Leider wird strukturiertes Arbeiten nicht in der Schule oder Ausbildung gelernt. Um einen Leitfaden für eventuell neue Mitarbeiter zu erstellen, fehlt es oft an Zeit. In Handwerksbetrieben besteht öfters Bedarf, weil ein guter Handwerker nicht unbedingt auch ein guter Kaufmann ist. Als Aufräumcoach und Ordnungsexpertin  kann man mich auch einfach aufräumen lassen, während der normales Arbeitsalltag weiterlaufen kann.

Als gelernte Schilder- und Lichtreklameherstellerin kenne ich zudem auch bestens die Probleme in Handwerksbetrieben. Durch meine individuellen Lösungen wird ordentliches arbeiten einfacher und man bemerkt sofort, wenn ein Werkzeug fehlt und es damit nicht beim Kunden vergisst. Ein strukturierter, aufgeräumter Wagen oder Werkzeugkoffer symbolisiert dem Kunden auch gleich saubere Arbeit und vertraut sofort auf eine professionelle Arbeitsweise.